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Quando trabalhamos com o Kanban, em resumo, queremos gerenciar os nossos projetos de forma que estes possam ficar claros para todos aqueles que são importantes dentro da iniciativa, membros do time, clientes ou afins. E, para que isto possa acontecer, quando usamos o Kanban, fazemos o uso dos sistema visual e puxado.

Como é a gestão visual na prática

Antes de falar sobre o sistema visual e puxado, é importante entender o que podemos visualizar através do Kanban:

ASSISTA: Como TURBINAR os eventos do Scrum usando MÉTRICAS do Kanban
Regras (Políticas explícitas): Para que todos possam saber quais são os processos, ter políticas específicas para cada item de trabalho é ideal que essas regras estejam bem mapeadas e explicadas.

O Kanban é repleto de benefícios e características que te ajudam a ter mais organização, visibilidade e produtividade. Clique aqui para saber mais sobre essa estratégia!

Sistema puxado e sistema empurrado

Bom, quanto ao sistema puxado e empurrado, há muitas divergências e desinformação. Por exemplo, existe a crença de que enquanto que o Kanban promove o sistema puxado, o Scrum promove o sistema empurrado. O que define se o seu time trabalha com um sistema puxado ou empurrado não é a ferramenta que você utiliza, mas a forma como você a utiliza.

Ou seja, você pode usar tanto o Kanban de forma empurrada, assim como o Scrum. Ainda  antes do nascimento do Kanban, Taiichi Ohno, considerado o “pai” do método, observou nos mercados que quando um item saía da prateleira, ele era reposto por outro item, para que a prateleira não ficasse vazia, este fluxo é basicamente o sistema puxado: um item quando se move do seu estado para o próximo, puxa o item do estado anterior, de forma que se movam pelo fluxo de trabalho, pelo workflow.

O sistema puxado funciona de uma maneira mais natural, com um item puxando o outro através do fluxo de trabalho.

Já o sistema empurrado é basicamente o contrário: o item em uma coluna anterior empurra aquele que está na frente, é como se em um mercado, o estoque fosse ficando lotado de mercadorias antes destas saírem da prateleira.

Ou seja, os itens desta etapa anterior (estoque) estão tentando empurrar os itens da etapa posterior (prateleira), de forma que vão se acumulando em uma única etapa e, com isto, o limite de itens por etapa não é respeitado.

E, da mesma forma que para um mercado um estoque parado se acumulando é algo negativo, para o time que usa Kanban este estoque intermediário é perda de performance, é um maior tempo de espera para entregar os itens para o cliente. Por isso, muitos agilistas acreditam que o sistema empurrado atrapalha o fluxo de trabalho.

Conclusão

Como vimos, quando utilizado da maneira mais adequada, o Kanban promove de forma natural a gestão do fluxo de forma visual, no qual as etapas vão puxando as demandas, de forma que o workflow de fato flua, respeitando os limites de cada etapa.

E, se você quiser saber mais sobre este assunto, se aprofundar nessa prática de forma avançada, estamos com as últimas vagas para a nossa turma do treinamento Applying Professional Kanban (APK), totalmente online e ao vivo.

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Se você está começando a trabalhar com Kanban agora, é muito importante explorar e dominar os elementos indispensáveis para um quadro Kanban. É importante testá-los e compreendê-los, assim entendendo quais deles fazem mais sentido e em quais situações são essenciais a sua implementação e quais não fazem sentido para o seu contexto de trabalho.

Por isso, separamos os oito elementos indispensáveis para um quadro Kanban gerar realmente valor para todo o time, para as entregas e para a organização. Confira:

1. Itens de trabalho

Antes de abordar o quadro Kanban em si ou as etapas do fluxo, é importante falar sobre os itens de trabalho, isto é, quais itens serão trabalhados dentro do fluxo e o que são estes itens. De maneira resumida, os itens de trabalho são as unidades de valor dentro do fluxo de trabalho, mas o que elas são de fato vai variar de acordo com cada time. Existem equipes que determinam o item de trabalho como “construir tela X” e outro item sendo “testar a tela X”.

Porém, esta não é a forma mais adequada de se definir o item de trabalho. Isso se deve ao fato de que a equipe tem que pensar no que é solicitado e não exatamente em quais serão as ações para que aquela solicitação aconteça. Por exemplo, quando você vai a um restaurante, você pede um prato e não os processos que levam para que o prato seja feito, certo?!

Para uma melhor compreensão, o item de trabalho é aquilo que é solicitado à equipe e aquilo que é entregue pela equipe, isto é o item de trabalho no Kanban. Dentro deste raciocínio, podem haver vários tipos de itens, como itens de melhorias, itens de correção e outros, isto deve ser compreendido antes mesmo de começar a montar o quadro.

Assista mais sobre esse assunto neste vídeo aqui.

2. Pontos de entrada e saída

Falando no fluxo de trabalho, existe o momento em que uma demanda entra no fluxo de trabalho e passa a ser processado pela equipe, este momento é o Ponto de Entrada. E existe também o momento em que este item de trabalho sai do fluxo, ou seja, quando ele termina de ser executado pelo time… Este momento é o Ponto de Saída.

É preciso que o time possa determinar quais são essas situações, pois isto representa um conceito chave do Kanban: o Trabalho em Progresso ou o Work In Progress – o famoso WIP, como é conhecido em inglês. Ou seja, esses são itens que estão em progresso, que passaram pelo ponto de entrada, porém ainda não passaram pelo ponto de saída e estão no campo de trabalho que está acontecendo.

3. Etapas do Fluxo de Trabalho

Quando um item de trabalho entra no escopo do time e começa a ser trabalhado, ele irá passar por alguns processos que vão variar de acordo com a equipe e suas demandas. Portanto, quando este item passa pelo ponto de entrada, o time deve especificar com o maior detalhamento possível as etapas pelas quais os itens irão passar, por exemplo: etapa de análise; etapa de teste; etapa de revisão; entre outras.

Isso fará com que o time mapeie e execute melhor o fluxo de trabalho. Se um item receber um status apenas de “em processo”, isto faz com que a leitura do quadro Kanban se torne um tanto simplória… Afinal, o que de fato significa este “em processo”? Por isso, determinar as etapas do fluxo de trabalho é uma parte indispensável de um quadro Kanban.

4. Políticas Explícitas

Seguindo este raciocínio citado acima, se os itens de trabalho devem ser separados por etapas, então como definir quando um item irá passar de uma etapa para a outra? É agora que entram as Políticas Explícitas.

São elas que definem quais as regras para que um item se mova de uma etapa para a outra dentro do quadro Kanban. Entretanto, não existe regra na hora de criar as Políticas Explícitas. Quais serão essas políticas ficará sempre a cargo do time, pois isso varia muito de acordo com cada contexto.

5. Limite WIP (Work In Progress)

Um dos principais elementos do Kanban – fundamental para que a ferramenta gere valor de fato, é o limite de WIP, ou seja, o limite do trabalho em progresso. Ou seja, o time deve ter uma capacidade máxima de quantos itens ele pode trabalhar simultaneamente, assim como cada membro desta equipe deve também ter o seu próprio limite de itens de trabalho em progresso.

Dessa forma, o time poderá estabilizar o fluxo e estabelecer uma dinâmica de sistema puxado. Lembrando que, geralmente, esse limite é estabelecido por colunas, assim cada etapa do item de trabalho terá uma quantidade máxima de itens simultâneos. E, vale ressaltar que, no Kanban, o limite de itens de trabalho em progresso também é algo que deve ser criado e alinhado pelo time, tornando-se também uma política explícita.

6. Raias horizontais

As raias horizontais são linhas traçadas ao longo do quadro Kanban e servem para estabelecer um contexto. Elas podem servir como um elemento visual, para que separe os itens de trabalho ao longo das etapas. Por exemplo, uma raia pode ser referente a um determinado projeto, enquanto que a raia debaixo se referir a um outro projeto, assim estabelecendo contextos diferentes. Dessa forma, o quadro se torna mais visualmente compreensível, além de poderem servir até para métricas e/ou políticas explícitas futuras do time.

7. Decoradores

São elementos visuais que comunicam algo, servindo quase como uma legenda dentro de um quadro Kanban. Um exemplo de decoradores são os “avatares” que denominam quem está cuidando daquele determinado item no quadro. Outro tipo de decorador comum também é um sinal de alerta sobre um item de trabalho, podendo representar que aquele item está com um “block”, um bug, etc. Eles também variam de time para time, conforme a necessidade ou aquilo que os membros julgarem necessário.

8. SLE – Service Level Expectation

Dos elementos citados aqui, este é talvez o mais complexo e, por vezes, o mais negligenciado pelas equipes que usam Kanban há pouco tempo. Como o nome já dá a entender, o Service Level Expectation (SLE) se refere à expectativa de prazo para realizar uma determinada entrega, desde o momento em que entra no fluxo, até sair do fluxo.

Ele é feito de maneira probabilística e dá o prazo junto com a porcentagem de probabilidade de que esta data será cumprida. Para se chegar neste dado, é necessário acessar as métricas do time. Através do Cycle Time histórico, o time realiza a entrega, analisa o tempo que foi necessário para que o item seja processado e então determina qual o SLE.

Com isto, o time chegará a várias informações úteis, como eficiência, expectativas de entrega para o cliente, mensuração do tamanho dos itens de trabalho, entre outras.

E agora, como melhorar?

Claro que, destes elementos, alguns podem ser mais fundamentais do que outros – dependendo do seu contexto. O limite de WIP, por exemplo, quando utilizado da maneira adequada num quadro Kanban, traz excelentes resultados para a equipe e para a empresa. 

Entretanto, se você ainda está na dúvida de como melhorar seu sistema Kanban para ter mais fluxo, mais produtividade e organização, estamos com as últimas vagas disponíveis para a turma de Professional Scrum with Kanban da Agile School, que será nos dias 09 e 10/07/2022, totalmente online e ao vivo.

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As principais práticas do Kanban no time Scrum

Já explicamos para vocês a diferença entre o Kanban e o Scrum, e mostramos também que um pode ser complemento do outro e, não necessariamente, concorrentes. Pensando nisso, neste artigo, vamos falar sobre algumas práticas do Kanban que podem ser utilizadas no time Scrum e como elas podem melhorar ainda mais os resultados de um time. 

Lembrando que, por mais que existam empresas que se adaptam melhor ao Scrum, outras ao Kanban, não é necessário escolher por uma ou outra. Você pode usar ambas práticas em conjunto e trazer uma melhora de performance ainda maior para o seu time, colhendo o melhor de cada abordagem.

Você pode ler mais sobre as diferenças desses dois modelos de trabalho aqui.

  1. Visualizar o Workflow 

O primeiro passo é você conseguir enxergar o seu fluxo de trabalho e quais as etapas que ele irá conter para você conseguir acompanhar o seu progresso. O fluxo que você irá criar vai depender do contexto do seu produto/serviço, ok? Uma forma de você visualizar esse fluxo de maneira funcional e eficaz é através do quadro Kanban. 

Normalmente, nos quadros Kanban utilizamos a gestão visual, que nada mais é do que deixar visível para o time tudo o que for importante, sejam as demandas, as regras, políticas, entre outras informações que forem necessárias.

Você entender melhor sobre o sistema visual e puxado no Kanban aqui neste vídeo.

  1. Limitar o WIP

Essa é uma abordagem que contabiliza a quantidade de tarefas que o time está trabalhando simultaneamente. Tudo que estiver dentro dos limites do quadro, terá um WIP (“Working In Progress”, em tradução livre, significa “trabalho em progresso”), por exemplo: se o seu quadro possui 5 tarefas em andamento o seu WIP será 5, caso tenha 10, o WIP será 10 e assim por diante…

Por isso, é importante limitar o número de tarefas em execução, limitando assim a quantidade de cards que ficam parados nas etapas do quadro Kanban, a fim de priorizar melhores entregas e não mais tarefas em andamento.

Você pode ler mais sobre o WIP aqui. 

E, vale ressaltar que, quando utilizamos o limite do WIP nós reforçamos a utilização do sistema puxado, pois em cada coluna terá um limite de demanda que pode ficar nela.

  1. Gerenciar o itens em progresso 

O time Scrum deve sempre controlar o número de itens, do início ao fim, de demandas no fluxo de trabalho. Um efeito colateral do WIP é o sistema puxado, que possui esse nome pois os membros do time passam a trabalhar em um item e aí só “puxa” ou “seleciona” outro, quando há capacidade clara que mostra que é possível realizar aquela tarefa.

Para finalizar…

Conseguimos observar neste conteúdo que não temos aqui uma questão de evolução do Kanban e/ou do Scrum, muito menos uma escolha binária. É possível entender que existem diferenças óbvias entre ambos, mas que é possível (pra não dizer aconselhável) utilizá-los em conjunto, para potencializar ainda mais suas entregas de valor.

Mas, para que você se torne realmente um especialista, seja em Kanban e/ ou Scrum é necessário muito mais estudo e aprofundamentos que vão além deste blog post!

Na Agile School, temos os treinamentos formulados por grandes nomes do mercado, como o APK (Applying Professional Kanban), que é específico para quem deseja melhorar sua capacidade de agregar valor e ser mais eficaz através do sistema Kanban e o APS (Applying Professional Scrum), para quem deseja aprender de forma sólida e, ao mesmo tempo, prática e rápida a criar um produto digital do zero utilizando Scrum!

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