Logo Agile SchoolLogo Agile School
Logo Agile SchoolLogo Agile School
0
R$0.00 0 item

Nenhum produto no carrinho.

Kanban: conheça o método e descubra como ele pode te ajudar

Empresas que estão focadas na transformação ágil e digital com certeza já ouviram falar sobre o método Kanban e como ele têm se tornado cada vez mais utilizado em organizações de todos os segmentos.

Com raízes na década de 1940, no ambiente industrial, o Kanban representa, basicamente, uma forma de aumentar sua entrega de valor por meio da otimização do fluxo de trabalho.

Neste artigo, vamos falar um pouco mais sobre esse método, entender o que é o Kanban aplicado ao trabalho do conhecimento e como ele pode ajudar a sua empresa a se tornar mais ágil e eficiente.

O que é o Kanban?

O Kanban é um sistema de trabalho que utiliza cartões (chamados de kanbans) para gerenciar o que será ou está sendo executado. Seu objetivo é realizar a gestão do trabalho de forma visual e promover o fluxo eficiente das demandas.

Geralmente o que se busca com Kanban é:

  • Aumentar eficiência e produtividade;
  • Promover foco na execução;
  • Melhorar a comunicação e transparência sobre o fluxo de trabalho;
  • Otimizar sistema de produção.

O Kanban “original” foi desenvolvido na Toyota, berço do modelo de produção JIT (Just In Time). Foi uma ferramenta crucial para a implantação dos princípios básicos dessa filosofia possibilitando o que conhecemos como sistema puxado e o fluxo de peça única (one-piece-flow).

Longe do contexto das fábricas, sabemos que o Kanban está sendo aplicado ao trabalho do conhecimento. Elementos visuais como o Quadro Kanban e post-its se espalharam pelas paredes e janelas dos escritórios; e também na forma eletrônica por meio dos quadros virtuais como Trello, Jira, Azure DevOps, Asana, entre outros.

Por que implementar o Kanban em sua empresa

São diversos os benefícios de implementar o Kanban em sua empresa. Podemos destacar, por exemplo, o fato que seu uso limita a quantidade de trabalho intermediário não acabado (estoque) e atua sobre os gargalos do ciclo de produção.

Transparência 

Por meio de sua natureza visual, o Kanban melhora a comunicação e colaboração entre os os indivíduos. Todos os participantes de um sistema de trabalho Kanban reconhecem quais demandas estão sendo executadas a todo momento, podem atuar nos itens mais importantes ou, por exemplo, no que está bloqueando o progresso.

As informações ficam disponíveis aos participantes, sejam internos ou externos. A ideia é que qualquer pessoa possa consultar o quadro quando necessário e isso torna o fluxo de informações transparente a toda a organização.

Responder à mudança e priorização

Implementar um sistema Kanban requer a organização e priorização do trabalho a ser feito. Já diz o princípio de Pareto, que a maior parte do resultado é determinada por uma pequena parcela de fatores.

Com Kanban, o time pode (re)ordenar as demandas, tendo flexibilidade e priorizando aquelas de maior impacto no resultado final. 

O uso de um sistema Kanban permite que as empresas permaneçam ágeis em relação aos requisitos do mercado ou mudanças de direção. Quando há uma repriorização no negócio, a posição das demandas no quadro Kanban devem seguir o exemplo.

Mudança não é um problema pois o sistema é construído justamente para responder às exigências do negócio.

Detecção antecipada de problemas

Com o Kanban, as equipes podem visualizar facilmente os gargalos e problemas no fluxo, pois os mesmos ficam evidenciados. Um Quadro Kanban é essencialmente um radiador de informações.

Por exemplo, as tarefas que se acumulam em uma coluna indicam um gargalo e isso fará com que a equipe se concentre nessa etapa para eliminar o problema.

Melhoria contínua ou mentalidade Kaizen

Outro benefício da gestão visual é permitir que as equipes revisem facilmente seu processo ou fluxo de trabalho.

Isso permite ao time identificar oportunidades para eliminar desperdícios, remover etapas desnecessárias, desbloquear tarefas, o que promove a eficiência operacional e redução de custos.

Por meio de pequenos aperfeiçoamentos (que chamamos de Kaizen), o time pode acrescentar capacidade de entrega, redução de tempo, assim como testar novas abordagens de trabalho com risco reduzido e controle de impacto.

Foco na produção

O Limite de WIP (que significa limitar a quantidade de trabalho em progresso) incentiva as pessoas a finalizarem as demandas atuais antes de começarem as novas.

Os membros de um time que usa Kanban sabem que a produtividade não é medida pela quantidade de tarefas que estão trabalhando ao mesmo tempo.

Por isso, uma frase que se popularizou no nosso meio é: “pare de começar e comece a terminar”.

Feedback mais rápido

Outra grande vantagem do Kanban é possibilitar a entrega contínua e o ciclo curto de feedback. Por isso, dado o que já comentamos, o tempo de lançamento de uma solução no mercado tende a ser reduzido.

Ao atuar dessa forma, o time passa a entender mais rapidamente as respostas dos clientes ao produto, alimentando próximas ações, melhorias futuras e podendo até dar origem a novas ideias de produtos demandados pelo mercado.

Isso realmente demonstra a natureza ágil do Kanban.

Empoderamento e Engajamento das Pessoas

As pessoas no Kanban acabam se tornando os “donos” do sistema de trabalho, responsáveis por definir o fluxo, gerenciar as demandas e aperfeiçoar o sistema como um todo.

Eles entendem que a fluidez depende de um esforço coletivo, o que também gera sinergia e colaboração.

Quando você capacita os indivíduos e eles assumem o comando, se tornam mais engajados e produtivos.

Ficam mais conscientes/responsáveis pelas decisões que tomam e trabalham em conjunto para resolver os problemas.

É a famosa pele-em-risco (skin in the game).

Como implementar o Kanban

Já sabemos quais as principais vantagens do Kanban. Então, é hora de entender algumas boas práticas no momento de trazer essa estratégia para dentro da sua empresa.

1°) Prepare a equipe

Como se trata de um novo elemento no processo de trabalho, o Kanban pode ser facilmente aceito ou pode gerar certa desconfiança.

Há o risco da equipe ficar resistente no início da implementação se interpretar que a ferramenta servirá para controlar as pessoas ou simplesmente para a análise da produtividade de cada um.

Com isso em mente é preciso mostrar os benefícios dessa ferramenta a todos que irão utilizá-la, assim entenderão que o recurso adotado não está ali para vigiar e sim para maximizar o fluxo de geração de valor.

2°) Identifique etapas de trabalho

O Quadro Kanban mais simples possível contém colunas “A fazer” e “Feito” para referir atividades que precisam ser executadas e que já foram finalizadas.

Essa definição de colunas pode ser simples como o exemplo acima ou conter toda uma riqueza de detalhes, como etapas intermediárias, filas, aprovações, etc.

É comum aos membros de um sistema Kanban utilizarem o status da demanda (a fazer, fazendo, feito) ou tipo do trabalho a ser feito (desenvolvimento, análise, teste, deploy) para nomear as etapas do fluxo.

Não há uma regra estabelecida para isso no Kanban, são os membros envolvidos no processo quem decidem a melhor maneira de identificar essas etapas.

Além disso, existem outras diversas formas de fazer a gestão do seu fluxo, como utilizando kanbans de diferentes cores, avatares de quem está executando cada demanda, raias horizontais para estabelecer categorias, sub-colunas, entre muitas outras.

Assim, com o uso de tais etapas e outros elementos visuais, fica mais fácil fazer a gestão do trabalho como um todo.

3°) Defina políticas explícitas

Recomenda-se também aos envolvidos, declarar as políticas de processo explicitamente e torná-las visíveis.

Isso lembra a equipe das regras a serem seguidas para um fluxo de trabalho sustentável, visando o aumento da assertividade na execução das atividades, o cuidado pela qualidade, a redução do retrabalho e do tempo necessário para as decisões.

Itens de exemplo para políticas do processo podem ser relacionados a:

  • qual o critério para passar uma demanda de uma coluna a outra;
  • quem e como podemos adicionar itens ao quadro;
  • quem e como priorizar os itens;
  • como lidar com impedimentos;
  • como lidar com novos itens e não programados;
  • como lidar com demandas críticas, etc

Se você estiver usando um Quadro Kanban físico, pode colocar as políticas de alto nível ao lado do quadro e as políticas de nível de etapa em suas respectivas colunas.

E lembre-se de que essas políticas de processo não devem ser gravadas em pedra. À medida que você refina e evolui seu processo para ser mais eficaz, é natural revisar suas políticas também.

4°) Metrifique e gerencie o processo constantemente

A aplicação do Kanban requer a coleta e análise de um conjunto mínimo de métricas de fluxo. Elas são um reflexo da saúde e desempenho atuais do sistema Kanban e ajudarão a informar as decisões sobre como o valor é entregue.

As quatro principais métricas de fluxo são:

  • WIP: O número de itens de trabalho iniciados, mas não concluídos;
  • Throughput: o número de itens de trabalho concluídos por unidade de tempo;
  • Work Item Age: o tempo decorrido entre o início de um item de trabalho e o momento atual;
  • Cycle Time: a quantidade de tempo decorrido entre o início do trabalho e a conclusão de um item de trabalho.

Projetos ágeis com Kanban

Como vimos até agora, o Kanban é uma estratégia usada há mais de 80 anos com o intuito de fazer com que as linhas de produção se tornem mais eficientes. Ele é um processo super flexível mas que precisa de organização e disciplina.

Por ser simples, barato e apresentar ótimos resultados no aumento de produtividade, o método foi se tornando, aos poucos, um dos mais utilizados no mercado.

Em times ágeis, também se usa bastante o Scrum, que possui uma abordagem um pouco mais prescritiva, por exemplo, por meio da definição de papéis e reuniões que devem ser observados.

Todavia, Kanban e Scrum não se excluem e são, de certa forma, complementares. As abordagens podem ser utilizadas em conjunto, cada uma com seu foco e potencializando certo aspecto na entrega dos resultados.

Se você quer entender cada vez mais sobre os métodos ágeis, principalmente Kanban, não deixe de visitar nossa agenda. Inclusive, ainda restam vagas para a nossa próxima turma de Kanban, treinamento oficial. Inscreva-se!

Lembrando que todo ex- aluno Agile School possui desconto de 5% em todos os cursos que disponibilizamos. Para resgatar o seu cupom é só clicar aqui e falar com o nosso especialista.
Caso tenha alguma dúvida sobre qualquer treinamento da Agile School, entre em contato com a gente através do Whatsapp.

menu