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Direcionando a Auto-Organização

INTRODUÇÃO

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Wikipédia descreve auto-organização da seguinte forma “A auto-organização é a propriedade de alguns sistemas físicos com muitos constituintes, de exibirem comportamentos que não são facilmente previsíveis tendo conhecimento apenas das interações entre os constituintes desse sistema. Podemos dizer então que a auto-organização é a capacidade apresentada por alguns sistemas de criar padrões de comportamentos não previsíveis, descentralizados. Em alguns casos de crescente adaptabilidade.

No Scrum, uma das formas de entender a auto-organização é vendo como o Time Scrum lida com as restrições impostas pelos processos organizacionais, tecnologias, ferramentas utilizadas e trabalho não planejado que emerge ao longo da Sprint.

Uma boa forma de promover a auto-organização no Time Scrum é estabelecendo objetivos e fronteiras claras que possam guiar o time e permitir que a auto-organização aconteça.

Por essa razão, durante a Sprint Planning, o time de desenvolvimento junto com o PO, entram em acordo sobre o objetivo e o trabalho necessário para entregá-lo.

Além do objetivo, o estabelecimento de fronteiras desde que não sejam muito restritas, é mais um fator que ajuda o time a se auto-organizar dentro dos limites impostos e a manter o foco em direção ao objetivo estabelecido.

OBJETIVO

Times sem objetivo, com objetivos vagos ou muitos objetivos, deixam o time perdido, sem saber que direção seguir ou o que fazer primeiro, falham no progresso, em suas medições e não sabem quando uma tarefa terminou.

Um bom objetivo motiva e deixa claro sobre o propósito e razões para o time alcança-lo, por isso, deve estar relacionado diretamente com a visão do produto.

Sem objetivo, o time não sabe que direção seguir e fica perdido reduzindo o comprometimento, engajamento e foco.

Além disso, um bom objetivo promove comunicação e deixa transparente quando uma determinada tarefa está completa e auxilia o time na tomada de decisão quando trabalho não planejado emerge durante a sprint.

O objetivo da sprint, deve estar claro e ser de conhecimento de todos. Por essa razão, uma boa prática é colocar no Scrum Board do time qual foi o objetivo estabelecido para a sprint. Assim, o time pode avaliar seu progresso e decidir quais são as próximas ações para atingi-lo.

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FRONTEIRAS

Fronteiras podem ser reconhecidas nos eventos do Scrum, nas políticas organizacionais, nos processos, ferramentas e pessoas. Todos esses elementos constituem fronteiras que afetam diretamente a auto-organização do time.

Os eventos time-box do Scrum estabelecem fronteiras e objetivos que permitem que o time se auto organize da seguinte forma: 

  • Sprint Planning: Time-box de 8 horas para sprints de 4 semanas. O time compromete-se com o objetivo estabelecido e planeja o trabalho necessário para alcançá-lo.
  • Daily: Time-box de 15 minutos. Permite que o time mantenha o alinhamento quanto ao progresso em direção ao objetivo.
  • Sprint Review: Time-box de 4 horas para sprints de 4 semanas. O time mostra o incremento produzido, obtêm feedback e atualiza o product backlog.
  • Sprint Retrospective: Time-box de 3 horas para sprints de 4 semanas. O time tem a oportunidade de rever aquilo que deu certo e o que não deu ao longo da sprint e montar um plano de ação para a melhoria do processo e seu contínuo crescimento.

As políticas organizacionais são compostas por diretrizes que definem o modo de agir da organização, comportamentos, direção estratégica e cultura. Tais diretrizes são encontradas nos processos de auditoria, compliance, segurança… e acabam por estabelecer fronteiras as quais o time precisa adaptar-se e auto-organizar-se.

Ferramentas e tecnologia por vezes precisam ser revistas e atualizadas exigindo do time uma nova forma de trabalhar e lidar com o novo. É possível que treinamentos sejam necessários para os profissionais e que durante o tempo de adaptação e aprendizado, a produtividade seja reduzida.

Pessoas são outro aspecto que limitam a auto-organização. Férias, ausências, humor, desligamento… são algumas das situações que o time, no dia-a-dia, precisa estar em constante colaboração para manter-se alinhado, por isso a importância que o time seja multidisciplinar.

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CONCLUSÃO

Um bom objetivo ajuda a manter o time focado e comprometido, favorecendo o planejamento e deixando-os decidir a melhor solução para o seu cumprimento, promovendo comunicação, colaboração e aumento do senso de propriedade e responsabilidade compartilhada. Além disso, auxilia o time a priorizar o trabalho que emerge durante a Sprint.

As fronteiras da auto-organização são inúmeras e o time precisa estar em constante adaptação. Contudo, fronteiras muito restritivas limitam a criatividade e a autonomia, reduzindo a auto-organização, motivação e engajamento.

Ser auto-organizado, não significa que o time possa fazer aquilo que deseja de forma desconexa e sem propósito. Objetivo e fronteiras são essenciais para direcionar o time e estabelecer limites para que a auto-organização seja efetiva.

Scrum é utilizado para resolver problemas complexos e adaptativos e entregá-los de forma produtiva e criativa com o maior valor possível. Times auto-organizáveis é um dos elementos que possibilita entregar valor de forma inovadora.

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