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7 dicas para executar uma Daily Scrum eficaz

Todos os dias da Sprint os membros do Time Scrum fazem uma reunião chamada Daily Scrum. Neste artigo, vamos abordar os principais pontos para executar uma Daily com sucesso e promover uma boa comunicação e melhores resultados nas entregas.

Vale ressaltar que o objetivo desse alinhamento diário é construir um plano para o dia de trabalho, cooperar para atingir o objetivo da Sprint, checar o progresso desse planejamento, identificar impedimentos e, por fim, ajudar as pessoas a se organizarem com suas atividades.

O que é a Daily Scrum?

A Daily Scrum nada mais é do que uma reunião rápida, que dura no máximo 15 minutos, geralmente realizada no início de cada dia de trabalho. No evento, o time repassa as atividades do dia anterior e planeja o dia de trabalho para atingir o objetivo da Sprint.

É importante que toda Daily Scrum seja realizada sempre no mesmo local e hora, para que se torne uma rotina para o time.

Quem conduz a Daily Scrum são os desenvolvedores, sendo essencial e obrigatória sua participação. Já a pessoa que atua como Product Owner e Scrum Master, assim como outros stakeholders, podem participar, mas somente como ouvintes.

Lembrando que essa não é uma reunião de cobrança (ou status report)!

Após esse alinhamento, é possível que a equipe organize meios de resolver os impedimentos, contando sempre com a ajuda do Scrum Master.

Esse tem a função de remover esses impedimentos que surgem durante o projeto e que podem atrapalhar o time.

A Daily facilita o entendimento sobre as atividades que cada um está realizando e se alguém precisa de ajuda.

Em casos particulares, ao levantarmos problemas, os mesmos serão resolvidos após a reunião somente com os envolvidos naquela questão.

Outra característica comum é os participantes ficarem em pé – ao invés de sentados.

Essa prática vem do conceito de stand-up meeting, que tem o objetivo de manter o foco das pessoas nos assuntos levantados e fazer com que a reunião não dure mais do que 15 minutos. Apesar de não ser obrigatório, é uma prática muito utilizada.

Outro detalhe importante é que não é necessário esperar até a próxima Daily Scrum para informar algum impedimento que tenha aparecido, a melhor opção é informar sobre o problema assim que ele for identificado.

Quando falamos que o objetivo da Daily Scrum é comunicar qualquer tipo de impedimento, é porque queremos dar visibilidade ao time completo sobre o que está ocorrendo/atrapalhando o trabalho.

Pode-se dizer que o Daily Scrum, em sua essência, é nada mais que uma reunião de planejamento.

Por conta disso, costuma ser realizada próxima ao quadro de tarefas, onde será visualizado o que está sendo feito e as prioridades de cada colaborador.

Dessa forma, todos trabalham como uma equipe, sempre dividindo as tarefas, focados no objetivo da Sprint.

Quais as vantagens da Daily Scrum?

A Daily Scrum pode trazer diversas vantagens para as equipes que a executam. Dentre elas estão a melhora da comunicação interna, transparência, engajamento dos colaboradores, uma rápida identificação e correção de erros antes que os mesmos se tornem graves.

É possível, inclusive, gerenciar melhor os riscos de um projeto, saber as dificuldades que os colaboradores estão passando em suas tarefas para, assim, ajudá-los a ter um melhor desempenho.

As tomadas de decisão mais ágeis e assertivas são uma outra grande vantagem. Estimulando a colaboração entre os envolvidos e maior senso de responsabilidade e aceleração do ciclo de desenvolvimento.

Como realizar uma Daily Scrum de sucesso

Existem algumas recomendações que devem ser levadas em consideração para que a Daily Scrum ocorra de forma prática e eficaz. Confira essas 7 dicas:

Tempo de duração e horário

Como nas Daily Scrum será discutido o plano para o dia de trabalho, o ideal é que ela aconteça logo pela manhã. Além disso, o tempo de duração de uma Daily Scrum deve ser de 15 minutos ou menos.

Participantes

A Daily Scrum é feita para que os executores do trabalho se auto-organizem. Em geral, isso significa a participação obrigatória dos desenvolvedores.

Product Owners e Scrum Masters quando presentes, somente tomam a palavra se tiverem participação ativa na execução das atividades, do contrário, serão somente ouvintes.

É importante dizer que não é necessário que todos os desenvolvedores falem nesta reunião, o importante aqui é que haja um entendimento e alinhamento para uma execução das atividades. 

Local

É interessante definir o local onde a Daily será realizada. Inclusive, é uma prática comum que essas reuniões sejam sempre feitas no mesmo local e horário. Isso ajuda o time a ganhar uma cadência, ter uma disciplina de execução.

Facilitador

Não é necessário instituir um facilitador/mediador para o evento. Cabe aos participantes definirem como, onde e quando tudo irá ocorrer. A ordem em que cada participante deve falar, fazer as anotações mais pertinentes e controlar o tempo da reunião, tudo fica a cargo do próprio time em resolver.

Quando Product Owner ou Scrum Master se tornam mediadores, geralmente a Daily Scrum se torna um status report, perdendo seu propósito original.

Conversas técnicas e específicas devem ser realizadas após o encontro

Quando surge algum assunto técnico específico de um ou dois membros do time, deve-se informar e tratar desse assunto no pós-daily, ou seja, após a reunião. Para que, assim, não atrase a execução do encontro.

Stakeholders podem participar como ouvintes

Apesar de poderem participar, os stakeholders não devem interferir na Daily, pois isso pode acabar atrasando o processo como um todo. Caso tenha alguma dúvida, ela deve ser sanada também no pós-daily.

Scrum Master é a pessoa mantenedora

O papel do Scrum Master, por sua vez, deve garantir que o evento aconteça, que o propósito seja cumprido e que as pessoas entendam todos os tópicos tratados durante a Daily.

Como vimos, com a Daily Scrum é possível:

  • Garantir foco nos principais objetivos;
  • Elevar a qualidade da comunicação;
  • Incentivar a cooperação;
  • Incentivar a contribuição individual.

Mesmo equipes que não usam métodos ágeis em seu dia a dia, podem se beneficiar da Daily.

Nós, da Agile School, somos focados em ajudar pessoas a se capacitarem e terem melhores resultados através de conceitos e práticas ágeis.

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