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3 passos para você implementar o Kanban de verdade

Muitas pessoas chegam nas redes sociais da Agile School perguntando sobre o Kanban, umas querem saber por onde começar, outras uma forma de fazer dar certo e outras só procurando entender sobre o assunto. 

Pensando nisso, resolvemos trazer os 3 passos que você precisa seguir para que o Kanban dê certo na sua empresa. Seguindo os passos que vamos descrever aqui, não terá como ter falhas na implementação do Kanban na sua empresa. 

1 - Visualizar o fluxo de trabalho

Mas o que significa visualizar o fluxo de trabalho? Analisando todos os times de diferentes empresas é possível ver que existe um fluxo de trabalho.

Então, todo esse percurso que é o fluxo de trabalho, no Kanban precisa ser devidamente mapeado e visualizado, é o princípio que chamamos gestão visual. 

Logo, um time que utiliza o Kanban, vai deixar bem evidente as etapas do fluxo de trabalho. Deixar claro para todo o time, onde o item de trabalho (tarefa) está dentro daquele fluxo.

Por exemplo: essa demanda pode estar na etapa de planejamento ou de produção. 

A gestão visual ela serve para facilitar e integrar o time como um todo, pois é através dele que será possível ver em quantas tarefas cada membro da equipe está trabalhando, quanto tempo está levando, em que etapa a demanda se encontra e etc. 

E todo esse processo e fluxo de trabalho fica exposto no quadro Kanban. 

2 - Gerir o Item de trabalho

O segundo passo, já diz muito pelo seu próprio nome, mas vale lembrar que no Kaban não basta você visualizar o seu fluxo de trabalho. Gerir o item de trabalho está mais na rotina do dia a dia. 

Para cada tomada de decisão do time, que trabalha com Kanban, ele irá gerir o item de trabalho de forma ativa, por exemplo, se o time já atingiu o limite de tarefas em progresso ou se há gargalo entre as demandas, será que o time está bloqueado com esse item?

E se essas coisas estão acontecendo dentro da equipe, como  melhorar esse fluxo para ter uma eficiência melhor? 

Para cada tomada de decisão para a sequência e resolução desses problemas, você está gerindo um item de trabalho.Você pode fazer um swarming, que é quando você focaliza a energia no time para resolver uma tarefa que está presa em algum processo.

3 - Melhorar o fluxo de trabalho

O último passo também se torna um ação ativa do dia a dia, pois, o time que utiliza Kanban vão conseguir trazer para os eventos formas de melhorar o fluxo de trabalho. E normalmente essas observações são feitas orientadas a métricas que vai ajudar o time a medir a eficiência do fluxo de trabalho.

A melhora do fluxo de trabalho será sempre uma recorrência de avaliações e análises de métricas para identificar o que pode ser melhorado, o que não pode, o que pode manter da forma que está e o que está sendo ótimo. 

E, não existe uma maneira correta de aplicar esse último passo, ou seja, não precisa ser somente em eventos ou reuniões de feedback. Você junto ao seu time podem definir as melhores estratégias para trazer a tona essas melhoras.

Conclusão

Vimos que não basta ter apenas um quadro e dizer que está trabalhando com e/ou utilizando  Kanban. Para ser assertivo ao trabalhar com esse sistema, é preciso ser orientado a métricas e ser realmente transparente com o time. 

Esse trabalho em conjunto é fundamental para que o Kanban seja realmente efetivo dentro do time. 

Mas, para que você se torne realmente um especialista em Kanban é necessário muito mais estudo e aprofundamentos que vão além desse texto.

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